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Cómo incorporar clientes de marketing en redes sociales: una lista de verificación para consultores

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¿Gestionas las redes sociales de otras empresas? ¿Te preguntas cómo solicitar el acceso, los activos y la información que necesitas para realizar tu trabajo?

En este artículo, descubrirás una lista de verificación para incorporar nuevos clientes, de modo que tengas lo que necesitas para administrar su marketing en redes sociales de manera efectiva.

El siguiente texto es una traducción/adaptación de otro que se encuentra en la web Social Media Examiner y que ha sido creado por Ivonne Heimann.

Las imágenes que aparecen a lo largo del artículo están escogidas del original, excepto la primera que es nuestra.

Por qué es importante un proceso de incorporación de marketing en redes sociales

Ya sea que seas un consultor de marketing de redes sociales o una agencia que acepta un nuevo cliente, o una empresa que subcontrata tu marketing de redes sociales, la transferencia adecuada de activos e información clave sobre cómo se debe manejar el marketing en línea es una necesidad.

Habrá preguntas sobre tableros de marca, logotipos, colores, imágenes, voz de marca, de qué hablar (y no hablar) en línea y qué tan personal puede ser el contenido. Cada negocio es diferente y un enfoque convencional para el marketing en redes sociales no funcionará.

La incorporación es el momento de abordar preguntas e inquietudes y asegurarte de que el cliente comprenda los servicios disponibles. También puede ser la parte más lenta de la relación porque estás empezando a conocer a tu nuevo cliente. Estás aprendiendo sobre sus productos y servicios, objetivos, marca y voz de marca, sin mencionar la solicitud de acceso a todas sus cuentas de redes sociales, inicios de sesión y herramientas que posiblemente ya estén usando.

Si el proceso de incorporación de tu cliente no se resuelve, es posible que haya muchos problemas en el proceso que pueden irritar a tu nuevo cliente (y a ti) incluso antes de comenzar.

El tiempo es valioso

¿Cuánto tiempo pasas con un cliente en el primer mes, yendo y viniendo para reunir activos? Estoy seguro de que en algún momento has trabajado con un cliente desorganizado que seguía olvidando cosas y continuamente volvía a verte pidiendo más información.

Sin un proceso adecuado implementado, pasarás mucho tiempo preguntándote: “¿Qué sigue?” No importa la frecuencia con la que hayas realizado una serie de tareas, habrá un momento en que esta pregunta surja. Lo creas o no, esta pequeña pregunta molesta puede hacer perder mucho tiempo.

Y si no me crees, hagamos una prueba. La próxima vez que realices una serie de tareas que ha realizado varias veces antes, haz un seguimiento de tu tiempo. Luego, escribe tu proceso (una simple hoja de papel será suficiente) y vuelve a ejecutar las tareas. ¿Cuánto tiempo te ahorró escribir ese proceso (lo que te permite simplemente buscar lo que sigue)?

Ahora imagina diseñar el proceso de incorporación de tu cliente. Sabrás exactamente lo que necesitas pedirles a tus clientes, qué activos necesitas obtener de ellos y qué preguntas hacer para que se les meta en la cabeza y puedan administrar con éxito su presencia en las redes sociales. No perderás el tiempo teniendo que volver atrás y pedirle a tu cliente otro inicio de sesión.

Piensa en el orgullo que sentirás cuando, después de unos días, tengas todo lo que necesitas y tus clientes puedan volver a concentrarse en lo que mejor saben hacer: dirigir su negocio.

# 1: Divide las preguntas de incorporación en 3 categorías

Al construir tu proceso de incorporación, presta atención al tiempo y la cantidad. No querrás abrumar a tus clientes con un libro de trabajo de 30 páginas porque terminarán sin tomar ninguna medida y no obtendrás la información que necesitas.

En su lugar, crea tu proceso de incorporación de una manera que sea fácilmente digerible para tus clientes. Recomiendo tener tres categorías / etapas:

Activos de marca

  • Acceso
  • Temas
  • Voz y personalidad

Este enfoque de tres puntos te ayudará a mantener las preguntas concisas para que tus clientes las respondan fácilmente. No quieres que los clientes tengan que cambiar constantemente de un patrón de pensamiento a otro, como colores e imágenes en un minuto, y luego inicios de sesión y URL al siguiente. Eso requiere demasiada capacidad intelectual y es agotador.

Consejo profesional : antes de solicitar toda esta información a tus clientes, considera darles una hoja de ruta visual que les muestre lo que sucederá, qué correos electrónicos recibirán de ti y cuál será tu parte en todo esto.

# 2: Recopila información y activos de la marca

La recopilación de información y activos de la marca es la primera etapa del intercambio de información. Los detalles son sencillos y fáciles de completar para tus clientes.

  • Nombre y apellido
  • Información comercial, de facturación y de correo
  • Números de teléfono
  • Enlace de página web
  • Logotipo en todas las versiones y formatos de archivo
  • Iconos en todas las versiones y formatos de archivo
  • Colores y códigos hexadecimales
  • Fuentes y archivos de fuentes
  • Plantillas de publicaciones sociales (para Historias, gráficos de citas, etc.)

# 3: Solicita, otorga y confirma el acceso a las cuentas de redes sociales

En la segunda etapa de la incorporación, la seguridad es clave. Querrás una forma segura de administrar y almacenar esta información. Sigue las mejores prácticas en lo que respecta al acceso a la cuenta. Puedes usar algo tan simple como TweetDeck para compartir el acceso a una cuenta de Twitter o Facebook Business Manager para  administrar el acceso a páginas comerciales, grupos o cuentas publicitarias.

Esto es lo que necesitarás del cliente:

  • URL para todos los perfiles sociales (perfil personal de Facebook, página de Facebook, Instagram, Twitter, etc.)
  • Inicio de sesión y contraseña para las cuentas anteriores
  • Acceso de administrador cuando corresponda (Facebook Business Manager, Google Analytics, etc.)
  • Cualquier administrador o socio de marketing que debas conocer

# 4: Establece un tono de conversación y pautas temáticas

En la tercera etapa de la incorporación, las cosas se vuelven un poco más matizadas. La información que recopiles aquí lo guiará todo, desde el recorrido del cliente  hasta las interacciones de cara al  cliente de la empresa en línea.

Aquí hay algunas preguntas para hacerle a tu cliente y obtener la información que necesitas:

  • ¿Para qué negocio manejaremos las redes sociales?
  • ¿Cuándo empezaste tu negocio?
  • ¿Qué ofrece tu negocio? Piensa en servicios, productos de información, libros, eventos en persona, etc.
  • ¿Quiénes son tus clientes ideales?
  • ¿Qué te encanta de lo que haces? ¿Clientes, dinero, conexiones?
  • ¿Dónde estás en tu negocio? ¿Qué has probado? ¿Qué funcionó? ¿Qué no?
  • Cuando hablas con tu audiencia, ¿qué tipo de relación tienes con ellos? ¿Te ven como un compañero o un mentor? ¿Sueles escribir en un tono más identificable o en un estilo motivacional y educativo? Esto ayuda a establecer el tono para tus objetivos de redacción.
  • ¿Qué datos personales quieres que tu audiencia sepa sobre ti (perros, niños, pasatiempos, etc.)?
  • ¿Cuáles son los aspectos más importantes de su negocio en los que quiere que me centre?
  • ¿Qué llamado a la acción (CTA) normalmente desea que los lectores tomen después de leer su contenido?
  • ¿Qué temas están prohibidos para escribir?
  • ¿Algo más que debamos saber?

Consejo profesional : realiza un seguimiento mensual para asegurarte de tener información actualizada sobre lo que sucede en el negocio de tu cliente. Y asegúrate de establecer expectativas con anticipación.

Una vez que tengas las primeras tres categorías de información en la mano, deberás desarrollar un proceso de aprobación de contenido mensual   para asegurarte de que tanto tú como tu cliente estáis en la misma página sobre las publicaciones que editarás en las redes sociales. Un correo electrónico similar al que se muestra a continuación será útil:

Este es el proceso que usaremos cada mes para crear y aprobar su contenido. Por favor, avíseme si hay algo que le gustaría cambiar.

Proporcione las fechas importantes, los temas clave para discutir y otra información esencial antes del día 10 de cada mes a través del cuestionario que recibirá. Si no ocurre ningún evento en particular, está bien.

Proporcionaremos el primer borrador del contenido a través de [inserta tus herramientas preferidas] antes del día 15 de cada mes. Asegúrese de enviar sus fechas importantes con suficiente tiempo para que produzcamos contenido; cuanto antes, mejor.

Envíenos cualquier comentario o modificación que tenga a través de los comentarios en [inserta tus herramientas preferidas] lo antes posible. Si pudiera enviarlos a más tardar el 25 de cada mes, sería fantástico.

Una vez finalizado el mes, confirmaremos y programaremos sus publicaciones.

Y simplemente envíeles un cuestionario de actualización mensual que pregunte:

  • ¿Algo específico que le gustaría promover este mes?
  • ¿Tienes eventos, rebajas o lanzamientos próximos?
  • ¿Algo que agregar a nuestra lista de “fuera de los límites”?
  • ¿Algo más que debamos saber?

A continuación, se muestra un ejemplo de un formulario de envío en línea que puedes utilizar:

Herramientas para simplificar la incorporación del marketing en redes sociales

Comenzar tu proceso de incorporación podría ser tan simple como enviar a tu cliente un PDF para completar. Sin embargo, debido a que muchas personas tienen problemas para completar archivos PDF y guardarlos sin perder sus entradas, recomiendo pasar a una configuración en línea lo antes posible.

A menudo, los formularios en línea son los más fáciles para el cliente y los más rentables para ti. Herramientas como Gravity Forms (los planes comienzan en $ 59 / año) o cualquier otro creador de formularios te permiten crear formularios personalizados en tu sitio web. De esta manera, en lugar de crear archivos PDF, puedes crear tus cuestionarios directamente en tu sitio web y recibir el envío de tu cliente por correo electrónico.

Como se mencionó anteriormente, para acceder a la cuenta, asegúrate de utilizar una forma segura de administrar y almacenar la información.

Otra forma de manejar el proceso de incorporación con un presupuesto es utilizando una herramienta como Airtable (planes gratuitos y de pago, a partir de $ 10 / usuario / mes). Airtable te permite crear formularios conectados a una de tus hojas de cálculo y tus clientes incluso pueden cargar archivos a través de ese canal también, como se muestra en la imagen de arriba.

Cuando estés listo para automatizar este proceso, busca una herramienta como Dubsado (a partir de $ 35 / mes) o HoneyBook (a partir de $ 9 / mes). Ambas herramientas te permiten crear formularios que se pueden utilizar en un flujo de trabajo. Un proceso de incorporación automatizado podría verse así:

  1. Agrega tu nuevo cliente a tu flujo de trabajo de incorporación, lo que activa la entrega del cuestionario.
  2. Después de que el cliente completa el cuestionario 1, recibe un breve correo electrónico. agradeciéndole y pidiéndole su participación en el siguiente paso de este proceso: el cuestionario número 2.
  3. Una vez que el cliente completa el cuestionario 2, se activa la entrega del cuestionario final.
  4. Cuando el cliente haya terminado con el cuestionario 3, recibirá un correo electrónico de agradecimiento de tu parte.

Todo el proceso se lleva a cabo automáticamente sin que tenga que hacer nada después de agregar el cliente al flujo de trabajo.

Así es como se vería un flujo de trabajo similar en Dubsado:

Consejo profesional: cuando llegues al punto de automatizar el proceso de incorporación, no pierdas tu personalidad. Hazlo divertido, agrega GIF y mantenlo conversacional.

Conclusión

Agilizar y automatizar el proceso de incorporación de tu cliente no solo liberará tu calendario, sino que también causará una gran impresión en tu nuevo cliente.

Obtén más consejos sobre marketing en redes sociales

SOBRE LA AUTORA Yvonne Heimann

Yvonne Heimann es consultora de eficiencia empresarial en Ask Yvi, y utiliza su vasta experiencia empresarial y personal para ayudar a los emprendedores digitales a construir negocios a prueba de balas y alcanzar la libertad que desean.

¿Tienes automatizados tus procesos? ¿Qué herramientas utilizas? Comparte y comenta ¡¡Muchas gracias!!

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